Низові міські ініціативи відіграють важливу роль сполучної ланки між міськими жителями та владою. Вони актуалізують міські проблеми та є рушіями не лише фізичних, а й суспільних трансформацій. Саме тому, для забезпечення розвитку Києва і створення комфортних умов життя для всіх соціальних груп, в місті має бути забезпечена співпраця громадських ініціатив та влади, ініціатив та жителів.
10-12 грудня 2015 року відбувся проектний семінар «Право на місто», організований Департаментом містобудування та архітектури КМДА спільно з ГО «Гараж Генг», Аналітичним центром CEDOS та Представництвом Фонду імені Гайнріха Бьолля в Україні, за фінансової підтримки Фонду Чарльза Стюарта Мотта та Національного фонду підтримки демократії. Під час проектного семінару учасники працювали у двох групах («формальній» та «неформальній»), що відповідали двом напрямкам комунікації мешканців міста з муніципалітетом («згори-вниз» та «знизу-вгору»).
Маніфест учасників проектного семінару
Результати роботи формальної групи
Перед групою «Неформальної взаємодії» стояло завдання розробити дорожню карту співпраці міської влади та громадської ініціативи від ідеї, що виникає у одного жителя, до її остаточної реалізації. Над розробкою цієї дорожньої карти працювала команда учасників із різних міст України — Києва, Львова, Херсона, Ірпеня, Полтави, Гадяча, — представники різних міських ініціатив, громадських організацій та міських адміністрацій. Протягом двох днів, спираючись на досвід реалізації міських низових ініціатив була розроблена «Дорожня карта громадської ініціативи».
«Ідеальний шлях» міської ініціативи
Робота групи була розбита на декілька послідовних етапів. Спершу був детально пророблений весь життєвий шлях громадської ініціативи — концептуальна схема «ідеального» шляху розвитку. Працюючи в трьох групах, відповідно до кола інтересів та специфіки досвіду, учасники семінару розглянули етапи розгортання ініціативи з різних точок зору — зі сторони самої ініціативи, експертів та влади.
Учасники, що аналізували шлях ініціативи з точки зору самої ініціативи, зробили акцент на необхідності спільного планування своєї роботи на всіх етапах та на потребі пошуку фінансів. Друга група задекларувала необхідність створення паритетних стосунків у взаємодії громади та муніципалітету, а також потребу в публічному представленні та обговоренні проекту ініціативи. Звертаючи увагу на необхідність експертної допомоги ініціативам, друга група презентувала свою ідею створення незалежної «Громадської ради». Громадська рада мала б виступати посередником між громадою та владою, акумулювати проблеми, відстоювати інтереси громади й всебічно сприяти громадським ініціативам. І нарешті, третя група зосередилась на задачі поєднати погляд на процес розгортання міської ініціативи з, лише на перший погляд, протилежних точок зору — ініціативи та міської влади.
Після спільного обговорення всіх пропозицій та рішень, команди об’єднали ці три підходи в одне спільне бачення «життєвого шляху» міської ініціативи. З точки зору групи «Неформальної взаємодії» він складається із 6 основних етапів.
Перший етап — Етап кристалізації ідеї розпочинається із виникнення ідеї. Далі триває процес пошуку команди однодумців (5-6 осіб), що будуть складати «ідеологічний скелет» майбутньої ініціативи, розподілу обов’язків, складання плану діяльності, написання статуту ініціативи.
Порада 1. Укладення домовленостей стосовно основних цілей, цінностей ініціативи та правил роботи команди є дуже важливим для уникнення розколу та чвар надалі.
Завершується перший етап сформульованим маніфестом ініціативи та публічною декларацією намірів.
Порада 2. Перший етап ґрунтується на альтруїзмі і підтримується ентузіазмом активістів, тоді як подальші етапи розгортання потребують залучення фінансової допомоги. Саме тому для активістів рекомендовано задуматись про пошук фінансування вже на ранніх етапах. Саме через недостатність фінансової підтримки розпадається багато хороших ініціатив.
Другий етап — Розвиток ініціативи або етап нарощування маси передбачає широке інформування громади та основних стейкхолдерів про ініціативу, розробку детального плану та стратегії реалізації проекту ініціативи, а також підготовку всіх необхідних документів для подальшої діяльності.
Результатом цього етапу в ідеалі має стати повна карта стейкхолдерів з оцінкою їх інтересів та впливу на ситуацію. Має бути проведено інформування та зустрічі з усіма зацікавленими сторонами, здійснено перший контакт із представниками влади. Учасники семінару передбачають можливість оцінки проекту ініціативи та консультації з незалежними галузевими експертами.
Порада 3. Для уникнення проблем непорозуміння із місцевою спільнотою, а також врахування потреб користувачів простору, слід максимально залучити (хоча б проінформувати) всі групи користувачів та зацікавлених осіб. Промоція ініціативи на цьому етапі дає можливість залучити широке коло підтримки та виявити можливі опозиційні групи вже на ранніх етапах.
Порада 4. Провести обслідування та спостереження за територією майбутнього проекту, звертаючи увагу на практики його використання та представлені соціальні групи (а також такі, що виключені з простору), рівень безпеки та контролю над простором, а також конфліктні ситуації. Це дасть можливість виявити потенційних стейкхолдерів.
Порада 5. Інформування має здійснюватись зрозумілою мовою. Для донесення повідомлення краще використовувати декілька джерел, враховуючи специфіку аудиторії (в зручний спосіб та час). Важливо розміщати повідомлення і в місці майбутнього проекту.
Порада 6. Для створення більшого ажіотажу навколо ініціативи можна вдатись до творчих, нестандартних рішень, наприклад, зробити провокативну інтервенцію в просторі.
Третій етап — один із ключових, та, мабуть, найбільш болісний сьогодні для низових ініціатив — етап взаємодії із владою та спільне планування подальшої співпраці. «Неформальна група» вважає, що для максимального сприяння ініціативі в муніципалітеті має бути відповідальна особа, що зможе надати всебічну допомогу та консультації ініціативним групам. Так, результатом цього етапу має бути розроблений план спільних подальших дій ініціативи та органів влади; а також створений перелік всіх необхідних документів та погоджень.
Четвертий етап, на думку команди, потребує широкого та всебічного залучення громади та інших стейкхолдерів до підготовки проекту. Вкрай важливим є забезпечення інформування всіх потенційно зацікавлених сторін про плани своєї діяльності. Інформування має відбуватись з урахуванням особливостей цільової аудиторії — у зрозумілій формі та із використанням доступних каналів (створення дощок оголошення в місцях майбутньої реалізації проекту, на онлайн-ресурсах, оголошення на будинках, роздача інформаційних бюлетенів тощо).
Порада 7. Не варто нехтувати методом інформування «від дверей до дверей». Для залучення місцевої спільноти цей метод може виявитись найбільш дієвим.
Порада 8. Не слід недооцінювати компетентності місцевих жителів чи інших користувачів. Вони можуть стати потужним джерелом інформації про історію місця, наявні практики, можливі інші ініціативи, а також попередній досвід вирішення схожих проблем.
Порада 9. Залучення жителів до процесу проектування збільшує рівень їхньої відповідальності за результат. А також дає можливість заручитись їх підтримкою, і, можливо, знайти тих, хто буде підтримувати проект після його завершення.
З метою збору та врахування думки всіх стейкхолдерів та відповідного доопрацювання цього проекту необхідним є проведення громадських обговорень.
Принциповий момент. Громадські обговорення можуть бути реалізовані в різних формах відповідно до обставин (Зустрічі в місці реалізації проекту, воркшопи, консультації, опитування, «толоки» тощо).
Метою таких обговорень є максимальне залучення до проекту всіх зацікавлених груп, щоб надалі уникнути конфронтації з ними.
П’ятий етап — це етап затвердження проекту. Даний етап передбачає визначення джерел фінансування та затвердження взаємних обов’язків, прийняття політичного рішення про реалізацію проекту з затвердженням джерел фінансування, а також визначення людей, що відповідають та контролюють роботи.
Порада 10. Домагатись того, щоб для кожного виду робіт були призначені відповідальні особи. Та письмово фіксувати всі домовленості та зобов’язання сторін.
І нарешті, шостий етап — етап втілення проекту. На останньому етапі відбувається координація реалізації проекту, бажано професіоналами, та створення бюджету видатків.
Порада 11. Слід продумати «постпроектне життя» втіленої ідеї. Цей момент є дуже важливим, оскільки слід завжди пам’ятати, що «новостворений об’єкт» хтось має взяти на баланс та, у випадку ушкоджень, відремонтувати його тощо.
Після створення «Ідеального життєвого шляху низової ініціативи», команда групи «Неформальної взаємодії перейшла до пропрацювання «точок болю» на кожному з етапів, тобто напрацювання всіх можливих проблем, обставин та протиріч, що можуть зашкодити реалізації низової ініціативи. Таких проблем знайшлося чимало. На основі сформованих проблем на кожному з етапів учасниками були виділені кореневі проблеми, з якими зіштовхується ініціатива.
«Точки болю» на шляху розвитку ініціативи
Звісно, ініціатива не може уникнути всіх проблем та викликів, проте мають бути механізми, що дадуть можливість діяти на випередження. Саме пошук таких механізмів уникнення та «нейтралізації» кореневих проблем став пріоритетним завданням для групи «Неформальної взаємодії».
Муніципальний сервіс координації ініціатив та міських управлінців
Відповіддю на такі виклики стала ідея створення «Муніципального сервісу координації дій міських ініціатив та міських управлінців». Даний сервіс спрямований на спрощення процесу взаємодії міської ініціативи із муніципалітетом, а також загальне покращення комунікації міської адміністрації та громади. Ідея полягає у створенні в міській адміністрації постійно діючого сервісу, який буде займатись консультуванням, координацією та взаємодією з активістами, що планують реалізувати міські проекти та потребують проходження процедур їх погодження чи іншої допомоги. Сервіс існуватиме у формі відділу для взаємодії з ініціативами у складі міської адміністрації. Комунікація ініціатив та співробітників муніципального сервісу відбуватиметься у двох формах: через приймальне вікно та за допомогою спеціалізованої онлайн-платформи.
Створення саме онлайн платформи покликане максимально спростити пошук та узгодження необхідної документації, сприяти втіленню проекту ініціативи, а також генерувати інформацію про актуальні та реалізовані ініціативи. Цей веб-портал містить одночасно базу даних ініціатив, каталог необхідної погоджувальної документації та погоджувальних інстанцій (тобто виконує інформаційну функцію). З іншого боку, він виступає платформою для взаємодії та спільної координації роботи ініціативи та муніципалітету. Так, ініціативні групи отримають можливість записатись на зустріч до представника адміністрації, отримати швидку консультацію, узгодити план спільної діяльності з муніципалітетом, а також контролювати хід перебігу реалізації проекту, етапи проходження всіх необхідних погоджень в режимі онлайн.
Муніципальний сервіс покликаний всіляко сприяти реалізації ініціативи та інформаційній підтримці активістів. Використання онлайн-інструменту дає можливість максимально відкрити процес взаємодії та автоматизувати його. Можливість автоматизованого та публічного відстеження етапів реалізації проекту в онлайн-режимі мінімізує ризики зловживань з обох боків.
Яким чином буде працювати сервіс?
Для початку повернемось до описаних вище етапів «життєвого шляху» низової міської ініціативи. Так, перші два етапи — «Розвитку ідеї» та «Розгортання ініціативи» — потребують самостійної роботи ініціативної групи по розробці та кристалізації своєї ідеї, створенню статуту та попереднього плану діяльності, визначення та налагодження контакту з основними стейкхолдерами і початок залучення ширшого кола учасників. На кінець перших етапів ініціатива має повний опис проекту для подання до органів влади.
На третьому етапі розвитку проекту ініціативна група починає свою співпрацю із владою — оформлює і подає заявку до Муніципального сервісу. Для цього їй необхідно заповнити форму на онлайн платформі. Після заповнення заявки, в реєстрі міських ініціатив муніципального сервісу проекту (ідеї, заявці) автоматично присвоюється реєстраційний номер, відповідна категорія (виходячи із масштабності проекту, сфери діяльності та території реалізації) та призначається єдиний куратор від муніципалітету.
Схема роботи Муніципального сервісу
До основних обов’язків куратора належать інформування та консультація ініціативи з питань співпраці з адміністрацією, створення переліку погоджень, супровід при проходженні та інша допомога з документами. Куратор допомагає зібрати всі зауваження та побажання до проекту. Більш того, за потреби куратор допомагає чи консультує про можливості отримання фінансування. Він є свого роду посередником у взаємодії ініціативи та муніципалітету (з адміністрацією, комунальними службами, підрядниками, що будуть реалізовувати проект). Взаємовідносини між ініціативою та куратором мають базуватись на принципах відкритості, публічності, прозорості та доступності інформації, а також взаємної відповідальності.
Після процедури реєстрації між представниками сервісу та ініціативою підписується план спільних дій із зазначеними кінцевими термінами. Цей документ є одним із найважливіших документів, що фіксують взаємні зобов’язання та відповідальність, на попередньому етапі. Порушення таких домовленостей зі сторони ініціативи має наслідком скасування реєстрації ініціативи. В свою чергу, ініціатива має право клопотати про зміну куратора у разі невиконання зобов’язань зі сторони куратора.
Розуміючи ризики реєстрації ініціатив, які суперечать законодавству чи здоровому глузду, передбачається процедура відмови в реєстрації. Така процедура також є публічною та відкритою. Відмова в реєстрації має бути надана у вказані строки із аргументованою експертною оцінкою. Більш того, існуватиме механізм апеляції.
Важливою функцією подальшого супроводу ініціативи муніципальним куратором є інформування про хід узгодження на всіх рівнях даного проекту, а також, за можливості, сприяння залученню до реалізації проекту коштів із міського бюджету. Бюджетні кошти можуть бути не єдиним джерелом фінансування. Іншими потенційними джерелами фінансування можуть бути спільнокошт, гранти, спонсорські та меценатські кошти. Куратор має інформувати і консультувати ініціативу у даному питанні. Далі, на етапі погодження, куратор також відповідає за організацію громадських обговорень та слухань (офіційне призначення, забезпечення приміщення, замовлення модератора процесу тощо) у разі потреби.
Важливим етапом погодження проекту є організація громадських обговорень, які дають можливість максимально залучити різні зацікавлені сторони до його розробки та вдосконалення. Важливо наголосити, що громадські обговорення можуть бути організовані у вільному від законодавчого регулювання форматі (наприклад, воркшоп, інформаційна зустрічі, опитування громадської думки, консенсус-конференція тощо). Результати таких обговорень мають бути публічно оприлюднені. Передбачене і забезпечення зворотного зв’язку — інформування про те, які пропозиції були враховані, і пояснення стосовно тих, що враховані не були. Організація та проведення обговорень забезпечується куратором.
Порада 12. Інструментом забезпечення творчого, неконфліктного та результативного обговорення проекту між стейкхолдерами є залучення до процесу професійного незалежного модератора. Стосовно необхідності введення інституту модераторства точилися чималі дискусії. Висловлювалось багато аргументів за, проте обговорювались і можливі ризики використання модераторства з метою маніпуляції громадською думкою. Вирішенням цієї суперечності стала домовленість про необхідність дотримання максимальної незаангажованості модератора. Обговорювалась навіть можливості запросити модератора з іншого міста для дотримання максимальної незалежності.
Після усіх погоджень та остаточного затвердження проекту слідує найважливіший етап — етап реалізації. На даному етапі існує потреба призначення кураторів (єдину відповідальну особу) від організації підрядників (виконавців робіт) та проектувальників. Куратор від муніципалітету відіграє важливу роль забезпечення взаємодії ініціативи з організаціями-підрядниками.
Етап реалізації проекту є вкрай важливим, оскільки навіть найкрутіша ідея може бути зіпсована через неякісне виконання робіт. В такій ситуації постраждають як імідж ініціативи, так і рівень довіри громади до органів міської влади. Тому можливість постійного контролю за ходом виконання робіт має бути цілковито забезпечена для ініціативної групи. Безумовно, роботи, що потребують професійної підготовки, мають виконуватись спеціалістами, проте ініціатива, зі своєї сторони, має всіляко їм допомагати.
Порада 13. За можливості, рекомендованим є залучення потенційних користувачів до процесу не лише проектування, а й реалізації проекту. Елемент залучення громади на етапі реалізації проекту значно підвищує рівень відповідальності майбутніх користувачів за подальшу долю проекту. Більш того, у такий спосіб можна знайти агентів, що візьмуть на себе зобов’язання підтримувати проект після завершення ініціативи. Корисним такий механізм залучення є і з точки зору побудови та налагодження соціальних зв’язків в середині громади, і таким чином підвищує потенційну можливість подальшої громадської активності спільноти.
Учасники групи «Неформальної взаємодії» обговорювали такі механізми залучення всіх стейкхолдерів до процесу обговорення проекту та віднайдення консенсусного рішення, як круглий стіл, world cafe, інформаційні зустрічі, воркшоп, консенсусна конференція тощо. Детальніше це питання розкрито в презентації:
За результатами роботи група пропонує механізми, що забезпечать дотримання зобов’язань, які взяла на себе кожна зі сторін. Обговорювались дії ініціативи, необхідні для уникнення можливості зриву домовленостей однією зі сторін, а також вирішення майбутніх конфліктів. До таких заходів належить необхідність максимального поширення інформації, враховуючи цільову аудиторію ініціативи. Чим більший громадський резонанс буде мати ініціатива, тим складніше буде відмовитись одній зі сторін від своїх зобов’язань. Іншим важливим механізмом є документування всіх домовленостей. Варіантом вирішення конфліктної ситуації є підписання мирової угоди (наприклад, такий досвід мала ініціатива «Врятуй сквер Святого Юра»).
SWOT-аналіз ідеї створення Муніципального сервісу по взаємодії адміністрації з міськими ініціативами
Отже, запропонований Муніципальний сервіс є відкритим, прозорим та гнучким механізмом взаємодії низової ініціативи та влади міста. Автоматизована система дає можливість відслідковувати всю діяльність ініціативи та куратора. Важливою перевагою сервісу є можливість формування бази даних ініціатив із територіальною прив’язкою, що дасть можливість відслідковувати історії успіху та досвід попередників. Більш того, значна кількість реалізованих проектів стане додатковою мотивацією активного залучення жителів міста до створення власних ініціатив. А дійсна прозорість взаємодії та відкритість інформації збільшать рівень довіри не тільки до влади, а й в суспільстві загалом.
Звісно, не всі ініціативи мають звертатись до нового Муніципального сервісу. Наприклад, в ситуації, коли жителі можуть самостійно вирішити важливі для них питання та проблеми. Він є рекомендованим для тих ініціатив, що потребують взаємодії із владою та не мають консенсусу між стейкхолдерами. Окремо ми хочемо наголосити, що запропоновані механізми залучення жителів допоможуть низовим ініціативам налагодити контакт з усіма зацікавленими сторонами, та дійти до консенсусного рішення у можливих суперечливих питаннях. Саме консенсус забезпечить максимальну корисність ініціативи для всіх мешканців. Варто використовувати ці практики, не чекаючи створення нового Муніципального сервісу.
Для низової ініціативи важливим є як результат, так і сам процес реалізації. Успішно побудований процес комунікації під час реалізації проекту забезпечить укріплення соціальних зв’язків, створення міських спільнот, підвищення рівня довіри до міських інституцій. Одночасно важливим, звісно, є й результат. Досягнення конкретного результату дійсно мотивує спільноту на подальші дії та слугує джерелом натхнення для інших. Підвищення рівня участі громадян у процесі прийняття рішень та їхнє право впливати на цей процес також супроводжується зростанням відповідальності громадян за свої ініціативи, рішення, діяльність, а заразом і відповідальності за своє місто.
Учасники групи: Анастасія Бєляєва, Артур Ткачук, Вадим Денисенко, Віталій Даниленко, Ірина Особік, Лілія Озерна, Марія Грищенко, Марія Сіверс, Мкртчан Мкртич, Наталія Юрчак, Олександра Халепа, Олена Педай, Ольга Йосипчук, Поліна Вєтрова. Модераторка: Ірина Янів. Тьюторка: Олександра Сладкова.
